Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandleres arkivoppgaver

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir skrevet eller importert i WebSak, riktig fagsystem eller manuelt papirarkiv Saksbehandlerne skal derfor:

  • Kontrollere at mottatte brev er stemplet, registrert og skannet/importert av arkivtjenesten. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet, journalført og skannet/importert i WebSak, evt. fagsystem/manuelt papirarkiv
  • Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert/sendt til arkivtjenesten for stempling, journalføring og skanning/importering. E-post som er sendt direkte til saksbehandler skal enten videresendes post@flekkefjord.kommune,no for journalføring. Alternativt kan saksbehandler selv importere til egen sak.
  • Ha ansvaret for at all sakspost skrives i WebSak eller korrekt fagsystem/papirarkiv. Saksbehandler skal ferdigstille utgående brev og interne notat når de er klare til å ekspederes.
  • All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem, annet papirarkiv. Saksbehandler skal selv opprette utgående brev og notat, men registreringen skal autoriseres/journalføres av arkivtjenesten.
  • Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
Laster...