Offentlighetsvurdering og gradering av dokumenter
Sør-Varanger kommune følger offentlighetslovens intensjon om at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige, såframt de ikke skal unntas i henhold av lov
All post som skal registreres i kommunens saksbehandlersystem, skal vurderes mot Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal graderes med hjemmel i Offentlighetsloven. Personalmapper, personalsaker, elevmapper, elevsaker klientjournaler skal alltid graderes med den strengeste graderingen. Forskjellige grader av gradering som er slik:
- Grad 1: det fysiske dokumentet unntas, men journalopplysningene er offentlige.
- Grad 2 : Det fysiske dokumentet unntas, og i tilegg linje 2 i journalposttittelen.
- Grad 3: Det fysiske dokumentet unntas, og tittellinje 2 unntas, og avsender/mottager unntas.
Det skal også settes på hjemmel til Offentlighetsloven, med henvisning til §. Det er saksbehandler ansvar å offentlighetsvurdere og gradere sine dokumenter. Men det er også arkivet sitt ansvar som følge av kvalitetskontroll av alle registreringer i Websak, og før publisering av postliste. |
|