|
Selskapet har etter § 20 i selskapsavtala arkivplikt jf. forskift om offentlege arkiv. Dagleg leiar står oppført som arkivskapar, og har det overordna ansvaret for selskapet sine arkiv. Arkivleiar har ansvar for organisering og oppfølging av arkivarbeidet, og at dette er i samsvar med lover og føresegn om offentlege arkiv. Dagleg leiar har ansvar for å:
- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen.
- Oppmode alle tilsette til å sette seg godt inn i selskapet sin arkivplan.
- Journalføre eigenproduserte dokument.
- Rapportere til styret om verksemda si arkivteneste og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- Føre kontroll med at dei aktive arkiva i selskapet er forsvarleg oppbevart og sikra.
- Ta initiativ til oppdatering/endring i arkivplanen.
- Passe på at nytilsette får nødvendig opplæring.
- Sørgje for at tilsette får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse.
- Halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
Arkivleiar skal:
- Utføre systematisk gjennomgang av arkivplanen jamleg, minimum 1 gong i året eller når det skjer store endringar.
- Ta initiativ til og informere dagleg leiar om endringar i arkivplanen.
- Halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren.
- Halde seg oppdatert på endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv.
- Bli tatt med på råd når nye selskapet skal anskaffe nye system, eller det skjer endringar i rutinar og instruksar i dei einskilde fagområda.
- Sørgje for at arkivplanen blir bevart.
- Ta imot, opne, journalføre og fordele all inngåande post, og skanne eventuell papirpost.
- Kvalitetssikre at sakshandsamar si registrering i Websak er korrekt.
- Kontrollere og sjå til at restanselister vert følgd opp.
- Kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer.
- Avslutte saker etter kvart som dei er ferdig behandla.
- Arkivere.
- Journalføre eigeproduserte dokument.
- Dagleg drift av sak-/arkivsystemet, herav support med leverandør.
Sakshandsamer har ansvar for å:
- Opprette sak og journalføre personleg adressert post, anten det er papirdokument eller e-post.
- Følgje gjelande skriveregler for registrering i sak-/arkivsystemet.
- Sette korrekt klassifikasjon på saker.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming i sak-/arkivssystemet.
- Kontrollere at riktig offentlegsvurdering er gjort.
- Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
- Utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldande retningsliner.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama.
- Sette seg inn i rutinar og innstruksar for bruk av alle system i selskapet.
|
|