Saksbehandleres arkivoppgaver

Saksbehandlerrutiner i Public360

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir bevart. Saksbehandlerne skal derfor:

• Under fanen Innkommende sjekke Mine ubesvarte dokumenter og listen Oppgaver. Under fanen Under arbeid/Mine åpne saker, sjekke innkomne innsynssaker.
• Sjekke at inngående dokument er kommet til riktig saksbehandler. Omfordele dokumentet dersom det er registrert på feil person.
• Sjekke at inngående dokumenter er knyttet til riktig sak. Der dokumentsenteret har opprettet ny sak må sakstittel kontrolleres av saksbehandler.
• Sjekk at offentlighetsvurdering er gjennomført, at eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført og at eventuell offentlig tittel er opprettet og avsender/mottaker skjermet.
• Sjekke at kvaliteten på innskannet dokument er god og lesbar.
• Selv importere e-post til Public360 dersom den er en del av/inngår i saksbehandlingen. Husk å skrive tittel etter gjeldende skriveregler og sjekke at avsender er riktig. Avsender skal være en privatperson eller en virksomhet.
• Ha ansvaret for at sakspost i papir som kommer direkte til saksbehandler blir levert til dokumentsenteret for journalføring og skanning, eller at saksbehandler gjør dette selv. Husk at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger ikke må skannes til epost, eller videresendes på e-post.
• Overholde de forskjellige saksbehandlingsfristene/forfall gitt i plan- og bygningsloven, forvaltningsloven og andre lover.
• Ha ansvar for å avskrive/besvare inngående dokument enten pr. brev (sendes med SvarUt), e-post eller telefon/tatt til etterretning/orientering.
• Sørge for at brev/e-post som blir sendt ut fra kommunen er knyttet til riktig sak, har en beskrivende tittel og er offentlighetsvurdert. En av kommunens standardmaler skal være benyttet og eventuelle vedlegg må være knyttet til saken.
• Saksbehandler skal selv opprette saker.

Fagsystem: Punktene over gjelder også alle fagsystemer

Ledere har i tillegg ansvar for:

• Sjekke fanen Til fordeling, og fordele Saker og dokumenter til rett saksbehandler
• Sørge for at saksbehandlerne i egen enhet/avdeling følger opp rutinen som beskrevet over